02/12/2022

Quando tratamos de documentos, os escritórios contábeis fazem parte das empresas que mais produzem papel diariamente.

Notas fiscais, recibos de pagamentos dos clientes e extratos bancários são apenas alguns dos documentos gerados e que se acumulam com o tempo dentro do setor.

Todos eles contêm informações importantes e que precisam ser armazenadas de forma correta para evitar extravios, perdas, danos ao documento e, principalmente, facilitar o acesso em caso de solicitação. Para isso, a guarda de documentos contábeis precisa ser estabelecida, tendo como um dos seus benefícios o aumento da produtividade.

Caso a guarda de documentos contábeis seja feita de forma desorganizada, a empresa ou escritório terá como consequência diversos prejuízos, entre eles a insatisfação do cliente e o vazamento de informações. No pior cenário, uma situação como essa pode causar, inclusive, processos judiciais.

O armazenamento de documentos contábeis é um tema que gera muitas dúvidas. Uma das mais comuns é: por quanto tempo é necessário guardar os documentos contábeis? Como sabemos, todos eles têm um tempo determinado para guarda, porém o prazo exato nem sempre é de conhecimento de todos.

Por isso que, para responder essa questão, a Acervo preparou esse texto. Vamos explicar a partir de uma lista o prazo para armazenamento dos principais documentos contábeis.

Confira abaixo!

Principais prazos para guarda de documentos contábeis

Documentos Municipais

Nota Fiscal de Serviço

Fatura de Serviço

Livro de Registro de Nota Fiscal de Serviços Eletrônica (NFs)

Documentos em Geral Pagamento de ISS Documentos Estaduais ICMS

Despacho de Transporte

Cupom Fiscal Emitido por ECF Manifesto de Carga

Nota Fiscal de Serviços de Transporte

Nota Fiscal de Venda ao Consumidor

Livro de Registro de Inventário

Livro de Registros de Apuração de IPI

Nota Fiscal Modelo 1 ou 1-A

Livro de Registro de Entradas e Saídas

Documentos Federais Termo de Rescisão de CT

Pedido de Demissão

Aviso Prévio Livro de Atas (CIPA)

Livros de Escrituração Fiscal/Comercial

Controles de Ponto DIRPF PIS/COFINS

Folha de Pagamento

Recibos de pagamento de 13º Guia de Previdência Social

Guia de Recolhimento do FGTS

Contrato de Trabalho

Livro ou ficha de colaborador

Vale ressaltar que os documentos contábeis são inúmeros e que aqui escolhemos apenas alguns para mostrar o tempo de guarda.

No entanto, para garantir que os documentos estejam arquivados de forma segura é importante contar com o auxílio de uma empresa especializada no assunto, assim como a Acervo.

https://acervonet.com.br/blog/saiba-por-quanto-tempo-guardar-osdocumentos-contabeis/